レポート日記

[テン大ライフハック部] プレゼンテーションハック～達人に学ぶ企画書づくりのコツ～

開催日：2012年12月22日

テン大ライフハック部

【特別授業】　テン大ライフハック部

この授業は、スマートフォンの利用を通じてよりよい生活を提供する「ドコモスマートフォンラウンジ福岡」と一緒に進める特別授業です。「ハック」をキーワードにwebを中心としたシステム、仕組みを使って、趣味や勉強、仕事を効率よく楽しむ生活を作ることを目的としています。入門編ですので使えないけど、使ってみたい人を対象にした授業になります。より効率よく楽しめる生活へのきっかけ作りに参加してみませんか？

※ハック＝高い技術力を駆使してシステムを操ること、技術を詳しく調べるのが好きな人のこと

ドコモスマートフォンラウンジ福岡　： http://www.dcm-spl.com/shop/fukuoka/

テン大ライフハック部、今回プレゼンテーションがキーワード。プレゼンの達人である松本先生からちょっとしたプレゼンのコツから、少しコアな話まで聞き、さらにはワークショップでは先生のアドバイスをもとにそれを自分の力にしていきます。

■　キープランニングって何？

最初に先生の自己紹介。

会社名の「キープランニング」とは、先生の名前「kippei-planning」からもじって「key-planning」（鍵となる発想をしていく）となったということ。これには、「keep-running」（諦めず、前向きに走り続ける）という意味もこめられています。「プランナーらしい、自分らしい、新しい」名前だと語ります。

■　イントロダクション～伝えると伝わるは違う！？～

自分が伝えたいことを言葉にすることと、文章やプレゼンテーションにすることは違います。100人伝える相手がいれば、100通りの話し方・内容があるため、企画書は毎回変わるそうです。これは私も共感できるなあ、と思ったのですがプレゼンが苦手な人の特徴は①文字が多い②図形を乱用しがちということ…。そして悪循環に陥ってしまうのですね。

■　キーポイントは「図解力」

さて、そんな状況を脱却すべく、いよいよ本題です。大事なことは「図解力」。

図解力とは、「情報を把握するチカラ×把握した情報を図解する」こと。伝えたい情報を3つに「整理/分類/区分」してみてください。そして、それらを記号（＋、－、×、÷、＝・・・）ややじるしで表現します。あるいは、それらの3つの大小関係（step1、step2、step3）を加えると分かりやすくなるかもしれませんね。ここで忘れてはならないのがプレゼンのmission（目的）とgoal（達成）です。自分が何に向かって話を進めているのか、本当に伝えたいことは何なのか、訳わからなくなったら一回立ち止まってそこを考え直してみることも重要かもしれません。

■　いよいよワークショップ～2013年度の目標～

さて、先ほどの先生のお話からいよいよワークショップです。

まずは2013年度の目標ビジネス編、次にプライベート編。みなさん筆が進んでどんどん書き込んでいました。途中、先生に積極的に質問される方や、共有タイムで隣の方に熱弁する方もいて、有意義な時間となりました。私はみなさんのを見て回っていたので、当日は自分で書けなかったのですが、家に帰ってからやってみました。意外と3つの丸の関係性が難しくて、最初は苦戦しましたが、記号ややじるしを使うことでちょっとわかりやすくなりました。みなさんも是非やってみてください。

ここで、先生から今日から使える実践編を。

「実は、企画書作成する時に、一番大切な企画内容を考えることと関係ないところで作業時間をとられている」と話す先生。例えば、フォントのサイズや図形のカラーなどで迷ったりするときありませんか？そんなとき、色に頼らずに「グレー」を使う事がコツなんだそうです。グレーの色の濃淡で企画書で伝えたいことにメリハリをつくり、そして最後に色をつける。そうすることで、企画書全体で伝えたいことがわかりやすくなり、色味もすっきりとした形にコントロールできて、作業時間を短縮できるとのことでした。

また、パワーポイントを使う際の図形やテキストボックスも初期設定のまま使うのではなくて、自分でよく使うデザインを既定の図形としてデフォルト化しておくことも効率UPにつながるとのことでした。

■プレゼンテーションはあなたという人の「表現の場」

プレゼンテーションと言うと、ちょっと硬いイメージがあります。

しかし、先生は「もっと自由で、もっと楽しい、遊び心のあるプレゼンテーションが人を惹きつける」と言います。確かに、大事なことは「相手に何を伝えるか」ですから、相手によってちょっと表現方法を変え、自分らしく伝えるのは大切ですね。

■ 最後に、スマートフォンのアプリ紹介。

今回、ご紹介していただいたのは「cam scanner」。Android端末のカメラをスキャナに変えてしまうアプリです。

プリントやホワイトボードに書かれてある決定事項や重要事項を携帯で写真撮ったりする経験ありませんか？そんなとき、このcam scannerなら、ちょっとしたズレを修正し、必要な部分だけを切り取ってくれます。斜めに撮影されたものでも、ちゃんと書類の形に修正してくれるのです。受け取った書類を撮影して、PDF化、そしてそのままメールで送付なんてことが手軽にできるんですね。

ホワイトボードを使った打ち合わせが多いという松本先生もこれは便利そうだと話していました。

いいもの教えてもらった！と私も帰ってからさっそくダウンロードしました。

松本先生にスマートフォンの使い方を聞いてみました。

「dropbox」を使って情報を共有、確認しているとのこと。外部の方とプロジェクトをすすめる上で情報を共有できること、手元ですぐに確認できることは大切で、その場で手軽にできることで、スピード感もアップしてより効率的に進行できるそうです。

最後に参加者全員で記念撮影。